Stressfreie Messeplanung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Wie für alle Events gilt auch für Messeauftritte: Gut geplant ist halb gewonnen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Messeplanung zusammengestellt – inkl. chronologischer Checkliste zum Download, damit auch nichts vergessen geht.

• Schritt 1: Strategie und Konzept des Messeauftritts definieren
• Schritt 2: Budget planen
• Schritt 3: Messeauftritt detailliert aufgleisen
• Schritt 4: Messeplanung umsetzen

Beantworten Sie in einem ersten Schritt die folgenden Fragen:

• Wen und was wollen wir erreichen?
• Welches Produkt, welche Innovation, welcher Aspekt unseres Unternehmens steht im Mittelpunkt? Was ist unsere Hauptbotschaft?
• Welche konkrete Handlung wollen wir bei den Messebesuchenden auslösen? (Diese Frage ist besonders wichtig und bildet die Grundlage für das Messekonzept.)
• Woran erkennen wir im Nachgang, ob wir unsere Ziele erreicht haben? (Idealerweise setzen Sie sich dazu SMART-Ziele.)

Falls nicht schon geschehen oder vorgegeben, wählen Sie eine Messe aus, auf der Sie Ihr Zielpublikum sowie die gesteckten Ziele erreichen können.

In einem nächsten Schritt überlegen Sie sich abgeleitet von Ihren Messeauftritt-Zielen, was während der Messe genau an Ihrem Stand passieren soll:

• Wen und was finden Messebesuchende dort genau vor?
• Wie gestalten wir den Stand, um unser Produkt, unsere Botschaft erlebbar zu machen?
• Wie sollen die Interaktionen aussehen?
• Gibt es spezielle Programmpunkte oder Aktionen, beispielsweise Produktdemos, Gastvorträge, Gewinnspiele oder Ähnliches?
• Welche (interaktiven) Elemente braucht es dafür?
• Welches Bild soll der Stand vermitteln?
• Wie soll er konkret gestaltet sein?
• Wie sieht das Bekleidungskonzept für das Standpersonal aus?

Erfahren Sie, wie Sie ein erfolgreiches Messekonzept erstellen – von der Zielsetzung bis zur Umsetzung.

Sobald Ihr Konzept steht, melden Sie sich zur Messe an und wählen Sie eine geeignete Standfläche.

Vielleicht haben Sie ein fixes Budget, im Rahmen dessen Sie den Messeauftritt planen wollen oder müssen. Oder aber es ist Ihre Aufgabe, die Kosten zu schätzen und einen realistischen Budgetrahmen für den Messeauftritt zu definieren.

Dazu machen Sie am besten eine Aufstellung aller benötigten Materialien und Dienstleistungen inklusive der geschätzten Kosten.

Für grössere Posten holen Sie in dieser Phase vielleicht auch schon erste Offerten ein, beispielsweise für:

• Messebau und Technik
• Messestandkonzept und -design
• Logistik (Transport, Montage etc.)
• Versicherungen
• Standpersonal (inkl. Reise und Unterkunft sowie weitere Spesen)
• Werbemittel
• Kommunikation (z. B. Kommunikationskonzept, allfällige Werbeanzeigen etc.)

Behalten Sie das Budget während der detaillierten Planung im Blick und passen Sie es bei Bedarf an.

Als Nächstes geht es an die Detailplanung Ihres Messeauftritts. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle anfallenden Aufgaben vor, während und nach der Messe.

Sind mehrere Personen oder Abteilungen in das Projekt «Messe» involviert, definieren Sie auch klar die Zuständigkeiten pro Bereich und – ganz wichtig – einen Standchef resp. eine Standchefin. Bei dieser Person liegt die Hauptverantwortung für den Messeauftritt, dort laufen insbesondere vor und während der Messe alle Fäden zusammen.

Legen Sie für das Projekt einen klaren Zeitplan mit Meilensteinen fest. So haben Sie eine Roadmap, auf der alle jederzeit sehen, wer was bis wann zu tun hat.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Konzeption und Planung Ihres Messeauftritts? Wir helfen Ihnen gerne dabei.

Einer der wichtigsten Bereiche in Ihrer Messevorbereitung ist die detaillierte Planung rund um Ihren Messestand. Haben Sie nicht schon Standmobiliar zur Wiederverwendung, wählen Sie zunächst einen passenden Dienstleister. Dieser unterstützt Sie beim Standdesign sowie Messebau oder zeigt Ihnen passende Optionen zur Miete.

Zudem fallen in dieser Phase diese vorbereitenden Aufgaben an:

• Dienstleister wählen für Content-Produktion (Videos, Apps, Kommunikationsmittel etc.), Geräte, Geschirr und Catering, Standdeko (Blumen, Accessoires), Standreinigung etc.
• Materialtransport organisieren und allenfalls Zollunterlagen vorbereiten
• Instruktionen fürs Auf- und Abbauteam definieren und festhalten

Laden Sie sich jetzt unsere kostenlose Checkliste für die Messeplanung herunter – und planen Sie Ihren Event erfolgreich und stressfrei.

Damit Sie Ihr Messestandkonzept wie geplant umsetzen können, braucht es ausser dem Mobiliar und interaktiven Elementen auch die nötige Infrastruktur und Zubehör.

Folgende Elemente sollten Sie frühzeitig einplanen und (intern oder extern) organisieren resp. bestellen:

• Stromanschlüsse (Normal- oder Starkstrom?)
• WLAN/LAN
• Wasseranschluss
• Druckluft
• Multimedia-Technik (Leinwände, Bildschirme, Beamer, Tablets etc.)
• Messestandmaterial (Demoprodukte/Exponate, Infomaterial wie Broschüren und Preislisten, Visitenkarten, Give-aways, Merchandise/Werbemittel etc.)
• Physisches oder digitales System zum Sammeln von Interessensbekundungen und Kontaktdaten (Listen, Software, CRM o. Ä.)
• Bewirtungszubehör wie Kaffeemaschine, Kühlschrank, Getränke, Snacks, Geschirr etc.

Einer der wichtigsten Bereiche in Ihrer Messevorbereitung ist die detaillierte Planung rund um Ihren Messestand. Haben Sie nicht schon Standmobiliar zur Wiederverwendung, wählen Sie zunächst einen passenden Dienstleister. Dieser unterstützt Sie beim Standdesign sowie Messebau oder zeigt Ihnen passende Optionen zur Miete.

Zudem fallen in dieser Phase diese vorbereitenden Aufgaben an:

• Dienstleister wählen für Content-Produktion (Videos, Apps, Kommunikationsmittel etc.), Geräte, Geschirr und Catering, Standdeko (Blumen, Accessoires), Standreinigung etc.
• Materialtransport organisieren und allenfalls Zollunterlagen vorbereiten
• Instruktionen fürs Auf- und Abbauteam definieren und festhalten

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Denken Sie frühzeitig an die Kommunikation Ihres Events, damit Sie möglichst viele relevante Personen an Ihren Messestand locken.

Dazu stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wann, wo und wie oft soll über den Messeauftritt informiert werden?
• Gibt es besondere wiederkehrende kommunikative Elemente und/oder Hashtags?
• Sollen im Vorfeld Umfragen, Gewinnspiele oder Ähnliches durchgeführt werden (z. B. auf Social Media, in Branchenmagazinen etc.)?
• Welche Massnahmen sind für die Nachkommunikation vorgesehen (z. B. Fazit, Ergebnisse, Gewinnerbekanntgaben)?

Sobald das Kommunikationskonzept steht, können Sie die vorgesehenen Massnahmen in Auftrag geben und umsetzen:

• Content produzieren und übersetzen (lassen)
• Newsletter, Einladungen, Gutscheine, Werbemittel etc. versenden
• Anzeigen schalten
• Pressemitteilungen veröffentlichen
• Beiträge posten
• etc.

Falls musikalische Darbietungen und/oder das Abspielen von Musik geplant sind, melden Sie diese an, um die fälligen SUISA-Gebühren zu entrichten.

Wichtig: Planen Sie bereits vor der Messe die Nachbereitung Ihres Auftritts – am besten in Absprache mit den Kommunikationszuständigen.

Definieren Sie genau:

• Was passiert mit den gesammelten Kontaktdaten/Leads?
  • Wer kümmert sich um vereinbarte Follow-ups (z. B. Zusenden von weiteren Informationen, Beantwortung von Anfragen)?
• Wer überprüft, ob die gesteckten (SMART-)Ziele erreicht wurden?
  • Ergeben sich daraus Konsequenzen, die direkt in die Zielsetzungen für den nächsten Messeauftritt einfliessen?

Diese erfolgskritischen Fragen und Punkte gehen im Trubel rund um die Messetage und den Abbau sonst leicht vergessen.

Kurz vor dem eigentlichen Messeauftritt treffen Sie letzte kleinere Vorbereitungen und koordinieren die verschiedenen Aufgaben und Teams:

• Nachfassen und Bestätigen der Details für Logistik, Montage und Installationen
• Letzte Details der Standdeko sowie des Zubehörs besorgen und parat legen (z. B. Büromaterialien, Ersatzkabel und -adapter, Getränke/Snacks, Abfallsäcke, Geschirrtücher etc.)
• Detaillierten Einsatzplan des Standpersonals finalisieren/überprüfen

Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig vor Ort sind, um noch mal alles durchgehen und überprüfen zu können und die allerletzten Vorbereitungen zu treffen:

• Vorstellung beim Montage- und Technikteam und Überwachung der Montage und Installationen
• Standmaterialien und Produkte/Exponate sowie Zubehör überprüfen und vorbereiten/bereitlegen
• Tagesziele definieren
• Standpersonal in Empfang nehmen, Aussteller- und Parkausweise, Essensbons etc. ausgeben
• Personal briefen

Ab dann können Sie sich ganz auf die erfolgreiche Durchführung der Messe konzentrieren, also sich um Messebesuchende, das Standpersonal sowie allfällige externe Vortragende kümmern, an Ihre Vorgesetzten rapportieren und allgemein den Überblick über das Geschehen am Stand behalten. Kurzum: den Erfolg des Messeauftritts garantieren.

Sie sind auf der Suche nach Inspiration oder handfester Unterstützung für Ihre Messeplanung? Wir sind für Sie da!

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